Se 5 non fossero abbastanza, ecco un elenco con altre 5 funzionalità di Excel che faranno di te unə espertə di questo strumento:

6. Cambia colori e stili delle celle: Formattazione condizionale
7. Elimina le ripetizioni: Rimuovi duplicati
8. Crea menù a tendina: Convalida dati
9. La funzione da conoscere assolutamente: CERCA.VERT
10. Il salvavita:  Salvataggio automatico

6) Cambia colori e stili delle celle: ‘Formattazione condizionale’

La formattazione condizionale ti permette di applicare la formattazione ad una o più celle in base ad una particolare condizione. 

Con questa funzionalità puoi evidenziare le celle di interesse, dare risalto a valori insoliti e semplificare la visualizzazione dei dati impostando delle regole o utilizzando barre dei dati, scale dei colori e set di icone.

Per impostarla:

  1. Seleziona le celle da formattare sulla scheda Home;
  2. Clicca su Formattazione condizionale e scegli la tipologia che desideri. 

Puoi selezionare una regola da questo menù a tendina:

  • Regole evidenziazione celle: ti consente di evidenziare con formati, colori o stili diversi le celle che contengono un valore maggiore, minore o uguale rispetto a quello indicato oppure compreso tra altri due valori, che contiene un certo testo o valori duplicati.
  • Regole primi/ultimi valori: in questo caso, vengono formattati in modo diverso i valori più alti o più bassi in un intervallo. Impostando i primi o gli ultimi valori da evidenziare, in automatico questi cambiano formato senza che tu debba andare a cercarli a mano o con delle funzioni.
  • Barre dei dati: questa regola può esserti utile per visualizzare il valore di una cella rispetto alle altre grazie a barre di lunghezza differente. Il valore più alto in un intervallo presenterà la barra più lunga e tutti gli altri le avranno più corte, in proporzione alla prima.
  • Scale di colori: come per le barre dei dati, le scale di colori ti aiutano a capire più velocemente  l’andamento dei dati, assegnando un colore – su scala cromatica – ai valori dal più alto al più basso.
  • Set di icone: da utilizzare come altra opzione rispetto alle precedenti.

In alternativa, puoi creare una Nuova regola. Ad esempio, se in una tabella volessi evidenziare tutti i valori superiori a un certo valore contenuto in una cella: 

  1. Seleziona l’intervallo;
  2. Crea una Nuova regola;
  3. Seleziona Utilizza una formula per determinare le celle da formattare e nel box sottostante scrivi =;
  4. Inserisci il riferimento alla prima cella dell’intervallo (senza simboli del dollaro);
  5. Seleziona la cella con il valore di riferimento (con simboli del dollaro);

Imposta un formato.

7) Elimina le ripetizioni: ‘Rimuovi duplicati’

Hai un elenco di dati con delle ripetizioni e vuoi eliminarle per ottenere un elenco di valori unici?
Esiste un comando che lo fa per te:
Rimuovi duplicati.
Per utilizzarlo:

  1. Seleziona i dati da cui estrarre i valori unici;
  2. Clicca su Dati > Rimuovi duplicati (puoi spuntare o meno la casella Dati con intestazioni);
  3. Clicca su Ok

…ed è fatta! 

Questo strumento elimina intere righe di valori duplicati, quindi, fai attenzione quando lo utilizzi in fogli di lavoro con dati su più righe o colonne!

8) Crea menù a tendina: ‘Convalida dati’

Se vuoi creare un menù a tendina con Excel, quello che ti serve è Convalida dati. Questa funzionalità consente di limitare il tipo di dati o i valori immessi in una cella generando un elenco a discesa. Esistono diversi criteri di convalida, ad esempio, l’immissione in una cella solo di numeri (interi o decimali), date o testi di una certa lunghezza.

Per crearne uno:

  1. Seleziona la cella o le celle in cui si vuole inserire il menù;
  2. Clicca su Dati e poi su Convalida dati;
  3. Nella finestra Consenti, seleziona Elenco e in Origine scrivi o seleziona dal foglio un elenco di voci. 
  4. Clicca su Ok per confermare.

Comparirà una freccetta a lato della cella che indica l’elenco a discesa.

Dalla finestra della Convalida dati puoi aggiungere, eventualmente, un messaggio di input, per aiutarti nell’immissione dei dati e anche un messaggio di errore, per evidenziare se è stato inserito un valore diverso dai consentiti.

9) La funzione da conoscere assolutamente: ‘CERCA.VERT’

Ipotizziamo che tu abbia una tabella a più colonne in cui sono inseriti dei dati e abbia bisogno del valore appropriato per un particolare criterio di ricerca. Per esempio, si potrebbe trattare di un elenco di partecipanti ad un evento di cui si conoscono nomi e numeri di telefono associati. La funzione CERCA.VERT ti restituisce automaticamente il numero di telefono corrispondente al nome nella tabella senza che tu debba andare a ricercarlo nell’intera lista.

Per utilizzare questa funzione, digita =CERCA.VERT e tra parentesi inserisci:

  • Valore: dato o riferimento noto e che la funzione CERCA.VERT va a cercare tra i dati.
  • Matrice tabella: o intervallo di dati in cui la funzione cerca il valore. La prima colonna selezionata deve essere quella che contiene il valore, poi è necessario selezionare tutte le colonne almeno fino a quella che contiene il valore da restituire (a destra rispetto al valore cercato).
  • Indice: il numero di colonna della matrice da cui la funzione dovrà restituire il valore. La colonna del valore sarà la numero 1, quella alla sua destra la numero 2, e così via fino ad arrivare a quella con il valore da restituire.
  • Corrispondenza: (parametro facoltativo). Se vuoi impostare una corrispondenza esatta in modo che la funzione cerchi solo il valore impostato nel primo parametro, inserisci FALSO; altrimenti, con VERO la funzione ne troverà uno approssimato.

Insomma, il CERCA.VERT può davvero semplificarti la vita ed è per questo che è un must have di Excel!

10) Il salvavita: ‘Salvataggio automatico’

Quante volte ti è capitato di dimenticare di salvare e perdere tutto il lavoro perché il computer si è bloccato? Eh sì, è terribile e cliccare su Salva, a volte, non basta perché è facile dimenticarsene quando si sta lavorando. Per questo attivare il salvataggio automatico è essenziale! 

Per attivarlo:

  1. Clicca su File > Opzioni
  2. Dal menù a sinistra, clicca su Salvataggio;
  3. Spunta le due voci Salva informazioni di salvataggio automatico ogni ‘x’ i minuti e Mantieni l’ultima versione ripristinata automaticamente se si chiude senza salvare.

Et voilà, il tuo lavoro è al sicuro!