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In questo articolo abbiamo stilato un elenco con le 5 funzionalità di Excel che ti faranno risparmiare tempo e semplificheranno il tuo lavoro:

  1. Visualizza quello che vuoi come vuoi: Formato personalizzato
  2. Più righe in una cella: Testo a capo
  3. Copiare e…come incollare?: Incolla speciale
  4. Riempi le celle con un clic: Flash fill
  5. Dividi i testi in più celle: Testo in colonne

1) Visualizza quello che vuoi come vuoi: Formato personalizzato

Creare un Formato personalizzato può esserti utile per visualizzare meglio i dati, aggiungere unità di misura e ‘settare’ il formato delle celle in base alle tue esigenze. 

Ad esempio, ipotizziamo che tu abbia un foglio di calcolo contenente i contatti telefonici di alcuni clienti.
È possibile applicare il formato ‘numero personalizzato’ a una stringa di numeri per formattarli come ‘numero di telefono’.

Puoi impostare il Formato personalizzato scegliendo tra quelli preimpostati per numeri, testi, date, valute, percentuali e così via. 

Come farlo?

  1. Apri la scheda Home
  2. Seleziona tutto il foglio cliccando sulla freccetta nell’angolo in alto a sinistra;
  3. Tieni premuto CTRL o CMD + 1, seleziona Formato celle > Personalizzato.
  4. Nella casella Tipo, inserisci poi il formato numerico che desideri tenendo a mente il significato dei simboli e i ‘quattro argomenti’ che indicano rispettivamente valori positivi, valori negativi, valori pari a 0 e testi.

I simboli che troverai sono:

  • # [cancelletto]: indica quanti valori visualizzare, ad esempio, rispetto ai decimali presenti (Es. #,## nel caso di 3,3 e 5,621 restituirà 3,3 e 5,62);
  • 0 [zero]: come il cancelletto, indica quanti valori visualizzare ma aggiunge 0 nel caso in cui non ci sia il valore (Es. #,00 nel caso di 3,3 e 5,621 restituirà 3,30 e 5,62);
  • ? [punto interrogativo]: è utile per allineare i valori contenuti nella cella (Es. #,?? nel caso di 3,3 e 5,62 non aggiungerà nulla al primo valore, ma i due verranno allineati);
  • . [punto]: può essere inserito come separatore delle migliaia (Es. #.### nel caso di 1000000 restituirà 1.000.000);
  • “ ” [virgolette]: si usano per aggiungere del testo che verrà poi visualizzato nella cella (Es. “Il prezzo è di” € #.### nel caso di 1000000 restituirà Il prezzo è di € 1.000.000);
  • @ [chiocciola]: è da aggiungere, nell’ultimo argomento, per far sì che il testo digitato nella cella venga visualizzato;
  • [] [parentesi quadre]: sono utilizzate per far sì che il valore nella cella sia visualizzato con un colore;
  • _ [underscore]: può essere utilizzato per creare uno spazio;
  • * [asterisco]: permette di ripetere il carattere che lo segue fino a riempire tutta la cella in larghezza.

Tieni a mente che, qualora non voglia visualizzare nulla per uno (o più) dei quattro argomenti, è sufficiente scrivere il punto e virgola per passare alla sezione successiva. 

Ma cosa succede se digiti solo tre punti e virgola (;;;)? Provaci e fai impazzire i tuoi colleghi!

2) Più righe in una celle: Testo a capo

Se dovesse capitarti di avere dei testi nelle celle che si sovrappongono ai contenuti di quelle vicine, c’è un bottone che risolve subito il problema. 

Testo a capo, nella scheda Home, ti permetterà di disporre il testo su più righe nella stessa cella. In questo modo, potrai leggerne il contenuto senza dover allargare troppo la colonna.

Se vuoi andare a capo in un punto preciso indipendentemente dalla larghezza della cella, puoi farlo semplicemente premendo Invio

Tenendo premuti contemporaneamente Alt / Option  + Invio, invece, creerai più righe all’interno della stessa cella.

3) Copiare e…come incollare?: Incolla speciale

Ti sarà sicuramente capitato di voler copiare solo un valore o una formula all’interno di una cella lasciando preimpostato il formato sul foglio, ma ecco che ‘Copia… Incolla…’ e si sformatta tutto!

Devi sapere che esistono diverse opzioni della funzione Incolla.

Selezionando Incolla speciale, sulla sezione Home, puoi decidere tu cosa incollare: se tutto, solo le formule, i valori, i formati o alcuni elementi del formato.

L’importante è scegliere sempre l’opzione migliore in base al caso specifico.

4) Riempi le celle con un clic: Flash fill

Flash fill, o Anteprima di suggerimenti, è una funzionalità che ti farà risparmiare tempo ed energie. Il suo compito? Replicare su alcuni dati un’operazione fatta in modo automatico su altri. Ad esempio, se hai in una colonna un elenco di nomi e cognomi nella stessa cella e vuoi, invece, avere una lista di soli nomi:

  1. Posizionati nella colonna a fianco; 
  2. Scrivi il nome presente nella prima colonna; 
  3. Clicca su Dati nella barra multifunzione > Anteprima suggerimenti.

Ed ecco che l’elenco di nomi apparirà in una colonna separata!

5) Dividi i testi in più celle: Testo in colonne 

Oltre alla funzionalità Flash Fill, per separare i dati contenuti in un’unica cella su più colonne puoi utilizzare Testo in colonne. Ipotizzando nuovamente che tu abbia in una cella nomi e cognomi e volessi disporli in celle diverse. 

Puoi farlo seguendo questi passaggi:

  1. Seleziona i dati da dividere;
  2. Clicca su Dati > Testo in colonne.
  3. Seleziona Delimitati (nel caso di dati separati da virgole o tabulazioni) oppure Larghezza fissa qualora siano allineati in colonne o separati da spazi);
  4. Clicca su Avanti e seleziona il delimitatore presente nei dati (è possibile selezionarne uno solo o più di uno);
  5. Clicca su Fine. 

In questo modo, nomi e cognomi risulteranno divisi in celle di colonne diverse!

Vuoi scoprire altre funzionalità di Excel? Non perdere il nostro prossimo articolo!