Negli ultimi 10 anni ho scritto mail in qualità di studentessa, assistente di una giornalista, assistente di una stilista, ricercatrice, educatrice, docente universitaria,  collaboratrice di fondazioni, UX researcher, e poi – finalmente – quale membro di DigitAlly. Ho pensato di riassumere quello che ho imparato in 10 punti fondamentali, tutti tratti da storie vere. Spero che possano aiutare chi si affaccia al mondo del lavoro e spende 40 minuti a interrogarsi su come scrivere una mail, oppure a chi rischia il licenziamento un giorno sì e un giorno no a causa delle gaffe che fa con la posta elettronica. 

 

1. RISPONDI
Quando qualcuno ti parla di solito rispondi, anche solo per buona educazione – a maggior ragione sul posto di lavoro. Fai lo stesso per iscritto: è un modo semplice di coltivare delle buone relazioni, e a volte la risposta è necessaria per fare proseguire gli altri nelle attività.
Se la risposta richiede tempo, può essere utile scrivere che hai ricevuto e che darai una risposta entro 24 ore.

 

2. CC E CCN SONO SACRI!
“CC” sta per “copia conoscenza” e serve a tenere qualcuno al corrente di una conversazione. Se ricevete una mail con qualcuno in CC, è fondamentale che lo manteniate anche nella risposta, altrimenti potreste causare problemi di allineamento e organizzazione, oltre a sembrare poco professionali.
La sigla CCN (“copia nascosta”), invece, indica che qualcuno viene messo al corrente della conversazione senza che il destinatario lo sappia, cioè veda l’indirizzo. Se qualcuno è in ccn in una mail diretta a te, non lo saprai. Se inserisci qualcuno in ccn in una mail che scrivi tu, il destinatario non lo saprà. Se sei in ccn tu, non fare l’errore di “palesarti” introducendoti nella conversazione.
La copia nascosta serve anche a tutelare la privacy, cioè a mandare una mail a un gruppo di persone senza far conoscere gli indirizzi mail degli uni agli altri. Per farlo, manda una mail a te stesso e metti in ccn tutti gli altri indirizzi.

 

3. PRESENTA LE PERSONE
Introduci le persone in CC. È utile specificare al destinatario chi altro sta leggendo la mail, se stiamo iniziando una conversazione.
Es. “ti scrivo per fissare una call e metto in cc Francesca, CEO della mia azienda, che parteciperà” oppure “ci legge in cc Francesca, CEO di DigitAlly”.
Questo va fatto a maggior ragione se lo scopo della mail è proprio quello di mettere in contatto due o più persone. 

 

4. NON RISCHIARE
Se inizi una nuova conversazione, prima scrivi il testo e poi inserisci il destinatario: così eviti di rischiare di spedirla prima di aver finito o di averla riletta.

 

 5. RILEGGI
Rileggi più volte e verifica che non ci siano errori ortografici, grammaticali e sintattici.
In particolare attenzione a
qual è ( si scrive senza apostrofo), conoscenza (senza i), spero che tu stia bene (si usa il congiuntivo e non l’indicativo, quindi stia e non stai).
Controlla anche che le correzioni automatiche siano corrette. Gli errori comunicano poca cura e professionalità.

 

6. SII CHIARO NEI CONTENUTI
Mettiti nei panni dell’interlocutore: la mail segue un filo logico? È chiara? Dà tutte le informazioni necessarie per capire di cosa stai parlando o c’è bisogno di aggiornare il destinatario su qualcosa, prima di passare all’argomento principale?

 

7. SII CHIARO NEL LAYOUT
Cura – almeno un po’ – il layout, perché aiuta a fare chiarezza e facilita la fruizione della mail.
Ecco, a mio parere, i punti più importanti:
– Le maiuscole sono importanti (nomi propri, luoghi geografici, parole dopo i punti)
– Poco spazio dà un senso di soffocamento
– Lascia una riga tra un argomento e l’altro. Lo spazio è gratis nelle mail
– Andare a capo dà enfasi a una frase o introduce un nuovo discorso
– Se la mail è lunga e complessa, usa il grassetto per evidenziare le parole chiave (non tutto, se no è inutile!).

 

 8. LA PUNTEGGIATURA FA LA DIFFERENZA

 

 

Punti, virgole, due punti e puntini di sospensione possono cambiare completamente il senso di una frase.
Ricorda: 

  • Non si mette la virgola tra soggetto e verbo
    La mia collega Sara, si occupa di questo aspetto→ “La mia collega Sara si occupa di questo aspetto”
  • Si mette la virgola all’inizio e alla fine di un inciso
    “La mia collega Sara, che ci legge in cc, si occupa di questo aspetto”
  • Si usano il punto e il punto e virgola per far prendere fiato a chi legge e separare i concetti
    “La mia collega Sara si occupa di questo aspetto. Invece, per la parte legale, può rivolgersi a Massimo.” 
    “La mia collega Sara si occupa di questo aspetto; Giovanni si occupa delle vendite; Alberto delle spedizioni. Trova tutti gli indirizzi di seguito.”
  • I puntini di sospensione sono tre, e raramente sono adatti alle mail di lavoro.
    La mia collega Sara si occupa di questo aspetto…invece, per la parte legale, può rivolgersi a Massimo 

 

9. L’ALLEGATO VA ALLEGATO
Verifica due volte di aver inserito l’allegato, e che sia quello corretto.

 

10. IMPARA IL GERGO ASAP
Gli acronimi all’inizio fanno ridere, ma quando inizi ad usarli capisci quanto sono comodi. Di seguito una lista di quelli più comuni.

  • FYI – Acronimo di “For Your Information”, in italiano sarebbe “Per tua informazione”. Si usa quando si inoltra a qualcuno uno scambio di mail per metterlo al corrente di quanto è stato detto, anzichè riassumerlo o parafrasarlo.
  • ASAP – Acronimo di “As Soon As Possible”, significa “Il più presto possibile”. Si usa per segnalare un contenuto urgente e  chiedere al destinatario una risposta immediata.
  • RSVP – Sta per “Répondez s’il vous plaît” , cioè “Rispondete per favore”. È una formula di cortesia per sollecitare una risposta, spesso riguardo alla partecipazione ad un evento o ad un meeting (sarebbe come dire “Fammi sapere se ci sarai”).
  • TBC-TBD – Significa “To Be Confirmed – To Be Decided”, cioè “Da confermare”. Serve a sottolineare che un elemento è ancora in sospeso. 

Se trovi un acronimo o una sigla che non conosci, cerca il significato su internet prima di chiederlo agli altri: Google è tuo amico.
Se non trovi il significato online, l’acronimo potrebbe essere parte del gergo del team o dell’azienda. Se lavorate a un progetto, spesso le abbreviazioni sono le iniziali del progetto stesso, del cliente o del partner (ad esempio CMSA per Centro Medico Sant’Agostino).

 

In bocca al lupo!

 

 

 

Contributo di Bianca Ricardi